Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Última actualización: 11 de octubre de 2026

Esta política explica cómo Ken-Ai Studio recoge, usa, guarda y protege los datos personales de las personas que se comunican con nosotros o con los negocios a los que prestamos servicio, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas de protección de datos de Colombia.

1. Responsable del tratamiento

2. Qué datos tratamos

Según la forma en que te comuniques con nosotros, podemos tratar:

• Datos de contacto: nombre, número de WhatsApp, correo electrónico, ciudad y país.
• Datos del negocio: nombre, actividad, redes sociales y objetivos comerciales que nos compartas.
• El contenido de las conversaciones por WhatsApp, incluidas las imágenes que envíes.
• Información de citas o llamadas agendadas: fecha, hora, estado y motivo.
• Comprobantes de pago que envíes, para que nuestro equipo los valide.

No pedimos datos sensibles. Si los compartes en una conversación, solo se usan para atender tu solicitud.

3. Para qué usamos los datos

• Responder tus preguntas y atenderte por WhatsApp, correo o llamada.
• Agendar, confirmar, reagendar o cancelar citas y enviarte recordatorios.
• Registrar tu historial de atención para darte continuidad.
• Preparar propuestas comerciales, validar pagos y prestar los servicios contratados.
• Elaborar métricas e informes internos sobre la atención, de forma agregada.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales.

4. Asistente automatizado

Las conversaciones por WhatsApp son atendidas inicialmente por un asistente automatizado que usa inteligencia artificial. El asistente responde con información aprobada por el negocio y, cuando el caso lo requiere, lo pasa a una persona del equipo. Puedes pedir hablar con una persona en cualquier momento.

5. Proveedores que nos ayudan a prestar el servicio

Para operar el sistema usamos proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta y solo para estos fines:

• Meta Platforms (WhatsApp Business Platform), para enviar y recibir mensajes.
• Anthropic, para el procesamiento de las conversaciones con inteligencia artificial.
• Google (Calendar y Gmail), para la agenda y el envío de correos.
• DigitalOcean, para el alojamiento del servidor y la base de datos.

Algunos de estos proveedores procesan datos fuera de Colombia. Al comunicarte con nosotros autorizas esa transferencia, con las garantías que exige la ley.

6. Cuando prestamos el servicio a otro negocio

Cuando implementamos el sistema para una clínica, salón u otro negocio, ese negocio es el responsable de los datos de sus clientes y Ken-Ai Studio actúa como encargado del tratamiento: los usamos solo para operar el sistema según sus instrucciones. Las solicitudes sobre esos datos se dirigen primero al negocio con el que te comunicaste.

7. Cuánto tiempo guardamos los datos

Guardamos los datos mientras exista una relación comercial o de atención contigo y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales y contables. Después los eliminamos o los anonimizamos.

8. Tus derechos

Como titular de los datos tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Saber cómo hemos usado tus datos.
• Revocar la autorización y pedir que eliminemos tus datos, cuando no exista un deber legal de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Cómo ejercer tus derechos o pedir la eliminación de tus datos

Escribe a contacto@ken-aistudio.com con el asunto "Datos personales", indicando tu nombre, el número de WhatsApp con el que te comunicaste y lo que solicitas. También puedes pedirlo por el mismo chat de WhatsApp.

• Respondemos las consultas en un máximo de 10 días hábiles.
• Atendemos los reclamos, incluidas las solicitudes de eliminación, en un máximo de 15 días hábiles.

Cuando eliminemos tus datos, borraremos tu registro, tus conversaciones y tus citas de nuestros sistemas, salvo la información que debamos conservar por ley.

10. Seguridad

Guardamos la información en servidores con acceso restringido y conexiones cifradas. Solo el personal autorizado puede consultarla.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.